Xu hướng nền kinh tế thị trường phát triển như hiện nay thì nhu cầu thành lập doanh nghiệp là điều tất yếu, vậy làm sao để chuẩn bị được đầy đủ các hồ sơ cần thiết để thành lập doanh nghiệp, các thủ tục và trình tự thực hiện ra sao để không mất thời gian của người làm thủ tục.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân.

I. Một số lưu ý về việc chuẩn bị hồ sơ

- Không viết tay vào các mẫu để nộp hồ sơ; không sử dụng kim bấm để bấm hồ sơ (sử dụng ghim kẹp); hồ sơ và các bản sao y giấy tờ chứng thực cá nhân, chứng chỉ hành nghề, các loại giấy tờ kèm theo phải sử dụng giấy khổ A4.

1. Hướng dẫn cách đặt tên doanh nghiệp

Trước khi đặt tên, bạn nên vào trang  www.dangkykinhdoanh.gov.vn, mục Dịch vụ công/Tra cứu tên doanh nghiệp, để kiểm tra xem tên mình định đặt có trùng với doanh nghiệp nào không.

Với tên bằng tiếng Việt

Tên doanh nghiệp = Tên loại hình doanh nghiệp +  Tên riêng của doanh nghiệp

Lưu ý: Chỉ được sử dụng ngành, nghề kinh doanh, hình thức đầu tư để cấu thành tên riêng của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đăng ký ngành, nghề đó hoặc thực hiện đầu tư theo hình thức đó.  

Với tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt

- Được dịch bằng tiếng Việt tương ứng. Tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hay dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.

- Tên viết tắt của doanh nghiệp được viết tắt bằng tiếng Việt hay nước ngoài.

Tên trùng và tên gây nhầm lẫn

Tên trùng là được viết và đọc bằng tiếng Việt hoàn toàn giống tên của doanh nghiệp đã đăng ký

Tên nhầm lẫn là các trường hợp:

- Được đọc giống tên doanh nghiệp đã đăng ký.

- Chỉ khác tên doanh nghiệp đã đăng ký bởi ký hiệu “&”, “-“, “và”

- Tên viết tắt trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký.

- Tên bằng tiếng nước ngoài trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký.

- Tên riêng của doanh nghiệp khác với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký bởi 01 hay 01 số tự nhiên, số thứ tự hay 01, 01 số chữ cái tiếng Việt ngay sau tên doanh nghiệp đó, trừ trường hợp đó là công ty con.

- Tên riêng của doanh nghiệp khác với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký bởi từ ”tân” ngay trước hay “mới” ngay sau tên doanh nghiệp đã đăng ký.

- Tên riêng của doanh nghiệp khác với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký bởi các từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông” hay các từ có ý nghĩa tương tự, trừ trường hợp đó là công ty con.

- Tên riêng của doanh nghiệp trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký

2. Hướng dẫn về địa chủ trụ sở chính

Bao gồm:

- Xác định gồm số nhà, tên phố hay tên xã, phường, thị trấn; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

- Số điện thoại.

- Số fax.

- Thư điện tử (nếu có).

Doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở với cơ quan đăng ký kinh doanh, trong hạn 15 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

3. Hướng dẫn về ngành nghề kinh doanh

+ Lựa chọn ngành kinh tế cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để ghi vào Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

+ Nếu doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký chi tiết hơn ngành kinh tế cấp 4 hay ngành nghề đã được cấp chưa có mã thì doanh nghiệp chọn ngành kinh tế cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, sau đó ghi chi tiết ngành nghề kinh doanh nhưng phải đảm bảo phù hợp với ngành trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Doanh nghiệp chỉ được kinh doanh trong phạm vi ngành, nghề chi tiết đã ghi.

Ngành, nghề kinh doanh có điều kiện được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành (ngành có chứng chỉ hành nghề, vốn pháp định…) thì ghi theo Quyết định 10/2007/QĐ-TTg và Quyết định 337/QĐ-BKH năm 2007  

4. Hướng dẫn kê khai thông tin đăng ký thuế

- Năm tài chính là niên độ kế toán, bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 dương lịch.

- Đăng ký xuất nhập khẩu: là quyền của doanh nghiệp có thể chọn có hay không.

- Các loại thuế phải nộp: nộp thuế nào thì phải đánh vào những ô đó.

Ngành, nghề kinh doanh chính: chỉ chọn 1 ngành trong số các ngành đã đăng ký.

Lưu ý: Mỗi cá nhân chỉ được quyền đăng ký thành lập 01 doanh nghiệp tư nhân.

5. Chuẩn bị hồ sơ

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (do chủ doanh nghiệp ký).

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của của chủ doanh nghiệp tư nhân: CMND hoặc Hộ chiếu.

- Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề mà theo quy định pháp luật phải có vốn pháp định.

- Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của một hoặc một số cá nhân nếu doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề mà theo quy định pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề.

- Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên).

- Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác).

- Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ.

II. Trình tự thực hiện

Có 2 cách thực hiện:

- Đăng ký thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp

- Đăng ký trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định.

Bước 2: Doanh nghiệp đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

(Thời gian làm việc từ 7h30 đến 11h30 từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần, việc nộp hồ sơ sẽ phải nộp lệ phí trước rồi lấy số và chờ gọi theo thứ tự)

Chuyên viên kiểm tra hồ sơ đủ giấy tờ theo quy định, tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp. Hồ sơ được tiếp nhận khi có đủ:

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

- Bản sao hợp lệ của một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp của chủ doanh nghiệp tư nhân.

- Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề mà theo quy định pháp luật phải có vốn pháp định.

- Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của một hoặc một số cá nhân theo quy định đối với doanh nghiệp tư nhân kinh doanh các ngành, nghề mà theo quy định pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề.

- Có tên doanh nghiệp.

- Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ đã điền đầy đủ thông tin.

- Đã nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Trường hợp người thành lập doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: người được ủy quyền xuất trình CMND hoặc hộ chiếu hoặc các giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác và giấy tờ sau:

- Hợp đồng cung cấp dịch vụ và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân nộp hồ sơ hoặc

- Văn bản ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ theo quy định pháp luật:

    + Trường hợp thành lập mới doanh nghiệp: Hợp đồng ủy quyền hoặc Giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực (hợp đồng có công chứng hoặc giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký của cấp có thẩm quyền).

    + Trường hợp thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Văn bản ủy quyền của người đại diện pháp luật (ký tên, đóng dấu pháp nhân).

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng Dịch vụ trả kết quả do Bưu điện cung cấp: nếu người thành lập doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác nhận kết quả thì khi nộp hồ sơ phải kèm văn bản ủy quyền theo quy định sau:

- Hợp đồng cung cấp dịch vụ và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân thực hiện nhận kết quả; hoặc

Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện nhận kết quả theo quy định pháp luật:

    + Trường hợp thành lập mới doanh nghiệp: Hợp đồng ủy quyền hoặc Giấy ủy quyền theo quy định pháp luật về công chứng, chứng thực (hợp đồng có công chứng hoặc giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký của cấp có thẩm quyền).

   + Trường hợp thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Văn bản ủy quyền của người đại diện pháp luật (ký tên, đóng dấu pháp nhân)

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp.

Bước 4: Căn cứ theo ngày hẹn trên giấy Biên nhận, doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận kết quả giải quyết hồ sơ từ 13h đến 17h từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần.

Việc nhận kết quả cũng phải lấy số và chờ gọi theo thứ tự.

Ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin, nếu phát hiện thông tin sau, liên hệ ngay với cá bộ vừa trả kết quả để được giải quyết.

Trường hợp doanh nghiệp phát hiện thông tin sai sau khi nhận kết quả đăng ký:

- Nếu do Phòng đăng ký kinh doanh cấp không đúng với thông tin doanh nghiệp kê khai trong hồ sơ đã nộp, doanh nghiệp làm thủ tục hiệu đính thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và nộp tại Phòng đăng ký vào các buổi sáng từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần từ 7h30 – 11h30.

- Nếu do doanh nghiệp khai sai: doanh nghiệp làm lại thủ tục thay đổi nội dung đăng ký và nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh vào các buổi sáng từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần từ 7h30 – 11h30.

III. Thời hạn giải quyết

05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

IV. Đối tượng đăng ký: Cá nhân.

V. Nơi đăng ký: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư.

VI. Lệ phí: 200.000 đồng/hồ sơ.

V. Doanh nghiệp được xem xét để cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có đủ điều kiện:

- Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không thuộc lĩnh vực cấm kinh doanh.

- Tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định của pháp luật.

- Có trụ sở chính theo quy định của pháp luật.

- Có hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ theo quy định pháp luật.

- Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật.

- Chủ doanh nghiệp không đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân khác hoặc chủ hộ kinh doanh hoặc làm thành viên hợp danh công ty hợp danh.

VI. Căn cứ pháp lý

- Luật doanh nghiệp 2014.

- Nghị định 102/2010/NĐ-CP.

- Nghị định 43/2010/NĐ-CP và Nghị định 05/2013/NĐ-CP.

- Thông tư 01/2013/TT-BKHĐT

- Thông tư 176/2012/TT-BTC.